Выписка из штатного расписания

В каких случаях требуется?

Кто может запрашивать?

Необходимость в получении выписки из штатного расписания может возникнуть:

  • у сотрудника;
  • для представления в Пенсионный фонд;
  • для представления в налоговую или трудовую инспекцию;
  • для представления в Фонд социального страхования;
  • для участия в торгах (для тендеров);
  • для вступления в СРО.

Сотрудник предприятия может подать заявление на получение выписки из штатного расписания.

Она может потребоваться в случае судебных разбирательств по поводу незаконного увольнения, сокращения и решения других трудовых споров между работодателем и работником.

Контролирующие органы, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут запросить выписки в результате проведения выездных или камеральных проверок. Фонды тоже часто делают запросы на получение сведений из штатного расписания на отдельных сотрудников для установления трудового стажа или правильности исчисления страховых взносов.

Для тендеров

Если другие случаи требования выписки в объяснениях не нуждаются, то относительно новая сфера торгов и закупок, где требуют этот документ, нуждается в пояснении.

Для того чтобы организация смогла принять участие в торгах и выиграть тендер на осуществление определённой деятельности, участники конкурса должны представить пакет удостоверяющих документов. В него обязательно должны входить выписки из штатного расписания, копии трудовых договоров или трудовых книжек.

Это нужно для подтверждения того, что участник конкурса действительно является сотрудником выбранного предприятия.

Для СРО

Саморегулируемая организация или СРО представляет собой объединение предприятий одной отрасли или одного вида выпускаемой продукции, оказанных услуг.

Эта ассоциация призвана регулировать деятельность фирм в данной сфере и устанавливать собственные стандарты качества.

В настоящее время всё больше и больше отраслей хозяйства имеют собственные СРО, причём членство в них может быть как добровольным, так и обязательным.

Поэтому так важно руководителю предприятия знать о возможности вступления в его члены, а также подробно ознакомиться с перечнем запрашиваемых документов, одним из которых будут выписки из штатного расписания.

Образец приказа об утверждении штатного расписания вы найдете на нашем сайте.

Кто должен составлять штатное расписание? Узнайте .

Образец выписки из штатного расписания

Какие данные проверяются?

К наиболее важным реквизитам выписки, проверяемым чаще всего, можно отнести:

  • период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
  • правильность названий отделов и должностей сотрудников;
  • количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
  • оклады, тарифные ставки, надбавки.

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Вторую подпись ставит главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.

Правила и алгоритм составления

  • В верхней части документа ставится точное наименование компании, её полное и краткое название.
  • Оформляется заголовок документа – «Выписка из штатного расписания» с обязательным указанием даты составления документа, а также реквизитов приказа, которым было утверждено штатное расписание.
  • Указывается период действия расписания. Это лучше сделать фразой «Вступило в действие с …» без указания окончательного срока.
  • Содержательная часть выписки начинается с указания полного количества штатных единиц. Далее идёт таблица из десяти столбцов, которые следует заполнить в полном соответствии с оригинальным расписанием, вписав в них только данные заявителя.
  • Готовый документ подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров, заверяет документ исполнитель, составивший выписку – специалист по кадрам.

Соответствие оригинальному документу

Выписка должна полностью соответствовать оригинальному документу. Это очень важно, так как её данные тщательно проверяются и могут стать доказательством в суде.

Для того чтобы документ приобрёл юридическую силу, его необходимо заверить. Уполномоченный сотрудник, составляющий документ, обязательно в самом низу выписки делает пометку «Верно», указывает свою должность, инициалы и подпись, ставит печать. Если документ состоит из нескольких листов, можно не заверить каждый его лист.

Достаточно сделать прошивку с наклейкой, предусматривающей подпись руководителя, при этом печать организации должна располагаться и на листе и на наклейке.

Форма и разделы документа

До составления штатного расписания, его форма должна быть закреплена отдельным приказом или прописана в учётной политике предприятия. Соответственно выписка тоже будет иметь такую же форму.

Для примера рассмотрим подробнее разделы унифицированной формы Т-3:

  • Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
  • Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
  • Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
  • Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

В случае применения бестарифной оплаты труда или смешанных систем допускается указывать значения в графах не в рублях, а в коэффициентах или процентах.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3 можно тут:

Штатное расписание форма Т-3

Пример заполнения

Вот так примерно будет выглядеть образец выписки из штатного расписания в 2019 году:

Как заверить?

На другом примере выписки из штатного расписания показана заверительная надпись, выполненная исполнителем документа в соответствии всем требованиям.

Нужен ли закрепляющий приказ?

Одним из обязательных реквизитов выписки является ссылка на закрепляющий приказ, которым было утверждено штатное расписание. Без этой пометки документ считается неполным.

Пример такого приказа выглядит следующим образом:

Составляют ли выписку филиалы организации?

Многие задаются вопросом: могут ли представительства и филиалы самостоятельно выдавать выписки или придётся обращаться в головное подразделение?

Это будет зависеть от того, какая учётная политика принята на самом предприятии, какие документы его административное звено ведёт самостоятельно, а какие разрабатываются в управляющем секторе, потому что новая форма штатного расписания предусматривает выделение не просто структурных подразделений, но и целых филиалов, а это значит, что выписку можно будет получить только по месту разработки.

Однако часто встречаются филиалы, которые самостоятельно ведут свою документацию, в том числе и штатное расписание.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете .

В чем заключается цель стимулирования персонала? Узнайте .

Кто выдаёт и как хранится документ?

Получить выписку из штатного расписания можно в отделе кадров, написав заявление.

Чаще всего именно кадровик уполномочен составлять штатное расписание и выписки из него. Процедура исполнения документа укладывается в стандартный срок – в течение 5 рабочих дней, если не указано основание для срочности.

Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.

Важные рекомендации

Напоследок несколько важных рекомендаций, которые помогут кадровым работникам в вопросах составления штатного расписания и выписок из него:

  • Выписка из штатного расписания должна содержать в себе самую актуальную информацию по сотрудникам, поэтому очень важно сразу вносить в него все изменения по должностям, количеству единиц, окладам и надбавкам.
  • Необходимо внимательно следить за периодичностью обновления расписания, так как оно может быть бессрочным, что встречается редко, или утверждённым на какой либо срок, а значит, требуется его постоянная актуализация.
  • Законодательством установлено, что работодатель должен оплачивать в равных долях аналогичный труд. Это значит, что у одинаковых должностей должен быть прописан один и тот же оклад, расхождения не следует допускать. Между тем, надбавки у разных сотрудников с одинаковым окладом могут разниться в зависимости от квалификации, меры ответственности и объёмов выполняемой работы.
  • В штатном расписании указываются не только должности обычных сотрудников, но и совместителей, если для них эта работа считается основной.
  • В случае сокращения штата выписки следует делать из старого штатного расписания, так как новое вступит в силу только через два месяца.
  • Если отдел на предприятии меняет название, а у сотрудников в трудовом договоре указано иное наименование подразделения, необходимо перевести всех работников в отдел с новым названием только на основании их письменного согласия.

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

  • При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
  • Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
  • При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
  • При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
  • При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и .

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

  • инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
  • главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
  • офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
  • генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

  • надпись: «Верно»;
  • должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

  • приказам о приеме на работу;
  • выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Особенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

  • название предприятия;
  • данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
  • информация о подписантах основного документа;
  • полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
  • подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

  1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
  2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
  3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

  • название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
  • занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
  • общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
  • размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.