Списание дебиторской задолженности проводка

Бухгалтерская справка о списании дебиторской задолженности образец

Среди таких важных аспектов можно назвать следующие:

  • оформительские — форма приказа должна содержать не менее 3 обязательных частей (заглавную, содержательную и завершающую);

С оформительскими нюансами и примерами составления приказов вас познакомит материал «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

  • организационные — появление приказа возможно только на завершающем этапе процедуры списания ДЗ (после сбора всех необходимых документов, проведения инвентаризации и составления соответствующего обоснования);

На что обратить внимание при проведении инвентаризации ДЗ, узнайте из материала «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) и протокола заседания инвентаризационной комиссии от 30.03.2017 года № 17-ИНВ принято решение списать дебиторскую задолженность ООО «Сфера» в размере 300 000 руб. (в т. ч. НДС – 54 000 руб.). Данная дебиторская задолженность возникла на основании договора поставки товаров от 15.12.2013 № 9-П. Ее также подтверждают:• накладные от 25.12.2013 № 147 и от 26.12.2013 № 149;• счета-фактуры от 26.12.2013 N 147-СФ и от 28.12.2013 № 149-СФ.
По условиям договора поставки товаров от 15.12.2013 № 9-П срок оплаты поставленных товаров составляет 5 (пять) рабочих дней с момента предъявления указанных документов.

ВажноДебет Кредит Содержание операции 60, 62, 76 и др. 91-1 Списана на прочие доходы кредиторская задолженность Сложные ситуации при списании дебиторской задолженности Безнадежная дебиторская задолженность как мы выяснили, включается в расходы для целей налогообложения, поэтому к ее списанию нужно подходить с особым вниманием. Нередко у бухгалтера возникают сомнения по поводу «безнадежности» задолженности и правомерности отнесения ее на расходы. С наиболее частыми вопросами списания дебиторской задолженности предлагаю разобраться.

  1. Можно ли включить в расходы сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности, если должник находится в процессе банкротства?

Согласно позиции Минфина РФ такая задолженность не включается во внереализационные расходы, если производство в отношении должника не завершено, а кредитор включен в реестр кредиторов.

В настоящее время все более жесткие требования предъявляются к точности и достоверности бухгалтерской отчетности. Изменились требования к отражению расходов будущих периодов, создаются резервы и оценочные обязательства, пристальному вниманию подвергаются все существенные показатели отчетности. К таким показателям относятся и суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Предприятия должны контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, следить за сроками погашения, вести активную работу с дебиторкой, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском учете и признавать ее в составе доходов или расходов в налоговом.

При ведении учета и осуществлении контроля возникает множество вопросов, связанных с нюансами учета расчетов на предприятии, следует учесть требования гражданского и налогового законодательства, не забыть положения по ведению бухгалтерского учета, уделить внимание арбитражной практике, учесть пожелания Минфина и налоговых органов.

В нашей статье мы постараемся осветить механизм контроля и списания безнадежной задолженности, придерживаясь которого, бухгалтер сможет избежать существенных искажений показателей отчетности в части дебиторской и кредиторской задолженности.

1. Задолженность, подлежащая списанию

Для того чтобы списать задолженность, вне зависимости от ее вида, нужны основания. Рассмотрим основания, по которым списывается задолженность.

В соответствии с Налоговым кодексом:

  • Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям (кроме сумм задолженностей перед бюджетом и внебюджетными фондами, списанными или уменьшенными в соответствии с законодательством) в соответствии с п.18 ст.250 НК РФ.
  • Дебиторская задолженность списывается в состав внереализационных расходов (или за счет созданного резерва), если такая задолженность признается безнадежным долгом (пп.2 п.2 ст.265 НК РФ). При этом безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п.2 ст.266 НК РФ).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом от 29.07.98г. №34н:

  • Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Такие суммы относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п.77 Положения).

Обратите внимание: Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

  • Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Эти суммы относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации (п. 78 Положения).

Обобщая вышесказанное можно сделать вывод, что основными критериями для списания дебиторской и кредиторской задолженности являются:

  • Истечение срока исковой давности (для целей налогового и бухгалтерского учета).
  • невозможность исполнения обязательства (на основании акта государственного органа) или ликвидации организации (для целей налогового и бухгалтерского учета).
  • Нереальность взыскания (для целей бухгалтерского учета).

Первый и самый надежный критерий – истечение срока исковой давности (срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено).

В соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса, общий срок исковой давности устанавливается в три года. Течь он начинает с момента, когда организация узнала о нарушении своего права (например, со дня, когда должна была поступить и не поступила оплата от покупателя согласно условиям договора).

При этом, согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается предъявлением судебного иска, а также совершением должником действий, свидетельствующих о признании долга (например, подписание акта сверки).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Обратите внимание:С истечением срока исковой давности по главному обязательству истекает срок и по дополнительным обязательствам (поручительство, залог и прочее). Перемена лиц в обязательстве не влечет за собой изменение срока исковой давности.

Второй критерий – невозможность исполнения обязательств.

Невозможность исполнения обязательств признается:

  • При наличии акта государственного органа.

Здесь все обстоит чуть сложнее, чем с истечением срока исковой давности, так как до сих пор еще налоговые органы пытаются оспаривать правомерность списания дебиторской задолженности на основании акта исполнительного пристава о невозможности ее взыскания.

Однако не стоит бояться сложностей. Минфин и ВАС поддерживают позицию налогоплательщиков.

Так, согласно письма Минфина от 22.10.2010г. №03-03-05/230, до внесения изменений в статью 266 НК РФ, вопрос о признании невозможной к взысканию задолженности по акту (постановлению) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, должен решаться с учетом сложившейся судебной практики.

При этом в своем письме Минфин ссылается на Определение Вас от 07.02.2008г. №2727/08 по делу №А60-3260/2007-С6. В нем суд указал, что дебиторская задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об окончании исполнительного производства на основании нормы закона №229-ФЗ «Об исполнительном производстве», признается безнадежной для целей налогообложения прибыли на основании п.2 ст.266 НК РФ.

  • При ликвидации организации должника (либо кредитора).

В соответствии с п.3 ст.49 Гражданского кодекса, правоспособность юридического лица прекращается в момент внесения записи о его исключении из ЕГРЮЛ.

При этом, ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п.8 ст.63 ГК РФ).

Третий критерий – нереальность взыскания задолженности по оценке самой организации.

Пользоваться им можно лишь для целей бухгалтерского учета, не забыв оформить письменное обоснование и получить распоряжение руководителя на списание таких долгов.

На первый взгляд, нет смысла использовать данный критерий. Однако, в организациях с наличием большого количества не крупных долгов, взыскание которых в досудебном порядке не привело к положительному результату, а затраты на суды могут превысить саму задолженность, имеет смысл для оптимизации учета списывать такие долги по результатам проведения инвентаризации за счет чистой прибыли предприятия.

2. Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете

Итак, проведя очередную инвентаризацию дебиторской задолженности, мы выявили долги, по которым в соответствии с договором (или по иным основаниям) истек срок исковой давности (получен акт государственного органа или произошла ликвидация юридического лица).

Документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечение исковой давности по ней:

  • Договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты.
  • Накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
  • Акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но весьма желательны).
  • Письменные требования о погашении задолженности.
  • Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

  • Акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
  • Выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица – должника.

Обратите внимание:срок хранения документов (не менее пяти лет для БУ и не менее четырех лет для НУ), подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания (а не возникновения). В случае если в налоговом учете возникли убытки – с момента уменьшения налоговой базы на сумму этих убытков.

Рекомендуем вести учет задолженности и хранить документы по просроченной задолженности отдельно от остальных первичных документов.

Документы собраны, инвентаризация проведена, «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» ИНВ-17 оформлен, приказ о списании дебиторской задолженности подписан руководителем. Составляем бухгалтерскую справку-расчет.

В бухгалтерском учете делаем следующие проводки:

  • В случае, если создан оценочный резерв по сомнительной задолженности.

Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) – списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, либо не реальная к взысканию за счет ранее созданного резерва.

Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — отражена дебиторская задолженность, списанная в связи с не реальностью ее взыскания.

Обратите внимание: Сам факт списания долга вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Списанная дебиторская задолженность подлежит учету на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.

  • В случае, если оценочный резерв не создавался или его суммы недостаточно для покрытия списываемой задолженности.

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) – списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности или не реальная к взысканию (в т.ч. не покрытая за счет резерва).

Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — отражена дебиторская задолженность, списанная в связи с не реальностью ее взыскания.

Обратите внимание:при наличии дебиторской и кредиторской задолженности по одному и тому же контрагенту, во избежание налоговых рисков следует сначала провести односторонний взаимозачет и лишь потом списывать в расходы дебиторскую задолженность (в случае, если она не перекрылась кредиторской).

В налоговом учете:

  • В случае, если создавался резерв по сомнительным долгам в соответствии со ст.266 НК РФ, то именно он используется для покрытия убытков от безнадежных долгов. Если сумм резерва недостаточно, то сумма разницы (между суммой использованного резерва и суммой задолженности) включается в состав внереализационных расходов.
  • В случае, если резерв по сомнительным долгам не создавался, задолженность списывается в состав внереализационных расходов.

Обратите внимание:внереализационные расходы в части списания дебиторской задолженности признаются в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности (внесена запись ЕГРЮЛ о ликвидации должника, получен акт судебного пристава). Этого мнения придерживаются налоговые органы (письмо УФНС РФ от 13.04.2011г. №16-15/035618.1@) и ВАС РФ (Постановление от 15.06.2010г. №1574/10).

3. Списание кредиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете

Для своевременного и полного списания кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо регулярно проводить инвентаризацию такой задолженности.

Напоминаем, что в соответствии с п.12 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

При обнаружении кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, она списывается в состав доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

При этом, признание доходов для целей налогового учета происходит в том налоговом периоде, в котором истек срок исковой давности и не привязывается к датам проведения инвентаризации и приказа руководителя о ее списании.

Обратите внимание:нарушение закона 129-ФЗ в части обязательности проведения инвентаризации и отсутствие приказа руководителя о списании кредиторской задолженности не является основанием для не включения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных расходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности. Именно такая позиция изложена ВАС РФ (Постановление от 08.06.2010г. №7462/09).

Документы, подтверждающие кредиторскую задолженность и истечение исковой давности по ней:

  • Договор или счет, документы подтверждающие факт полученной оплаты.
  • Полученные накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.
  • Акты сверок, подтверждающие задолженность (очень важный документ, подтверждающий срок течения исковой давности).
  • Письменные ответы на требования о погашения задолженности и сами такие требования.
  • Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

При списании кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности составляется бухгалтерская справка-расчет.

В бухгалтерском учете делаем следующие проводки:

Дебет счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) Кредит счета 91.1 «Прочие доходы» – списана в состав прочих доходов кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

В налоговом учете:

  • Кредиторская задолженность списывается в состав внереализационных доходов на дату истечения срока исковой давности.

Во избежание налоговых рисков в части налога на прибыль при проведении налоговых проверок, настоятельно рекомендуем своевременно признавать кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в составе доходов организации для целей бухгалтерского и налогового учета.

Какую задолженность можно списать

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая.

Обратите внимание! «Закрытие» ИП не делает его долг безнадежным.

Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.

Важно! Признать нереальным можно долг фирмы, исключенной из ЕГРЮЛ позже 1 сентября 2014 года (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, письмо Минфина России от 23.01.2015 № 03-01-10/1982). Если данные о фактическом прекращении работы внесены в реестр до 1 сентября 2014 года, то долги такой фирмы списываются по общим правилам.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если 2 компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность, по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться, если:

  • должник принял и расписался в акте сверки;
  • прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
  • заплатил проценты или неустойку;
  • фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство;
  • суд принял от вашей компании иск к нерадивому покупателю.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Подробнее о том, как проходит списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, читайте в статье «Как списать безнадежную дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности».

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Порядок списания дебиторской задолженности в бухучете фирмы зависит от того, есть ли у нее резерв по сомнительным долгам.

Подробнее о создании резерва по сомнительным долгам читайте в статье «Резерв по сомнительным долгам: порядок создания и расчет отчислений».

Если резерв у компании есть, делается запись: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности перед вашей организацией) — списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам.

Если долг больше резерва, то разница относится на счет прочих расходов: Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторской задолженности).

Списанный долг в течение 5 лет следует учитывать по дебету счета 007 в полной сумме. И только по истечении этого срока он списывается окончательно.

Если резерв предприятие не создавало, то составляются проводки:

  • Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторки) — списаны в расходы нереальные к получению денежные средства;
  • Дт 007 — списанная задолженность учтена за балансом.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности, для целей бухучета нужно не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности перед вашей компанией. На счете 007 должен вестись аналитический учет в разрезе каждого контрагента.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать в расходы нереальную к получению дебиторку могут только организации, считающие налог на прибыль методом начисления. Соответственно, упрощенцы и плательщики ЕНВД учесть безнадежный долг в расходах не могут (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274). Индивидуальные предприниматели на ОСНО также не вправе провести процедуру списания дебиторской задолженности.

В учете для целей налогообложения алгоритм ликвидации дебиторки зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов. Если он есть, то предприятие осуществляет списание дебиторской задолженности за счет резерва, а непокрытую резервом часть долга относит на внереализационные расходы. Если резерв не сформирован, то списание дебиторки производится на внереализационные расходы. Расход признается по мере наступления даты самого раннего события:

  • истек срок исковой давности;
  • в реестре юрлиц появилась запись о прекращении работы должника;
  • поступили документы от судебных приставов.

Подтверждающие документы для целей налогового учета следует хранить не менее 4 лет.

Если вы заплатили аванс поставщику, а затем признали этот долг безнадежным, то принятый к вычету НДС нужно восстановить.

Однако в этом вопросе есть определенные нюансы, изучить которые можно в нашей статье «Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности».

ВАЖНО! Если компания приняла решение признать долг физического лица безнадежным и после списания дебиторской задолженности отнести его на расходы, нужно перечислить с суммы задолженности налог на доходы физических лиц.

С точки зрения налоговиков, физлицо получило налоговую выгоду, а агентом по НДФЛ должна выступить компания. Об этом, в частности, пишут Минфин России в письме от 08.02.2012 № 03-04-06/4-27 и ФНС России в разъяснении от 31.12.2014 № ПА-4-11-27362. Если физическое лицо было сотрудником организации, то, помимо уплаты НДФЛ за него, организация должна перечислить с суммы списания дебиторской задолженности страховые взносы.