Протокол собрания, образец

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.

Пример протокола собрания

Образцы протоколов

Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.

Справка

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Справка

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Справка

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Составление документа

Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова «председатель». Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,

Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ.

Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Протокол (пример составления)

Оформление и протоколирование

Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.

Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.

Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по .

Роль работников в управлении организацией

При прежней власти, в советские времена, трудовые коллективы имели обширный круг прав. И это выражалось не только на бумаге, но и в реальной жизни. Работники организации, фирмы, предприятия в полной мере принимали участие в руководстве. Однако в нынешнее время роль трудового коллектива и каждого работника в отдельности значительно уменьшилась, постоянно приходится бороться за свои права. И это легко объяснить. Сейчас практически все находится в частном пользовании. Естественно, что собственник имеет желание самостоятельно принимать решения, не советуясь с рядовыми сотрудниками. Это логично, потому что только тот, кто вкладывается и рискует собственным капиталом, имеет право принимать решения.

Вообще трудовой коллектив — это добровольное объединение наемных работников компании, собравшихся для совместного труда и производства. Однако слово «добровольный» в данном контексте совершенно не равно слову «аморфный». Это организованное объединение, которое вполне может решать необходимые вопросы.

Общее собрание трудового коллектива созывается в том случае, если возникает необходимость решать важные вопросы, связанные с жизнедеятельностью организации. Однако коллектив может быть огромным, в этом случае собрания трудового коллектива проводятся по цехам, структурным подразделениям. Как правило, на такие собрания выносятся социальные и другие принципиально важные вопросы. Они играют существенную роль для каждого работника предприятия, потому в принятии решения обязан принять участие каждый член коллектива.

В многочисленном коллективе после собраний, проведенных в цехах, следует конференция делегатов от всех структурных подразделений. Это также позволяет услышать мнение каждого.

Принципы работы собрания

Общее собрание трудового коллектива нет необходимости созывать чаще одного или двух раз в год. Конечно, если не случилось что-то чрезвычайное. В промежутках между большими собраниями действует совет трудового коллектива, в котором участвуют представители трудящихся. На собраниях они решают текущие вопросы. Стоит сказать, что члены участвуют в таких советах только на общественных началах, не получая материальное вознаграждение за свои услуги.

Особым видом собрания является профсоюзный комитет. Профсоюз существует в любой организации и представляет широкие слои населения, защищает права народа. Профсоюз имеет достаточно широкие функции, основной упор делается на социальную защиту населения, решение вопросов заработной платы.

Полномочия рабочих прописаны в Уставе предприятия. Там определяется круг полномочий, которыми обладает общее собрание, совет трудового коллектива. Круг решаемых вопросов определяется коллективным договором. Как правило, это вопросы самоуправления, информация по вопросам производства, различные вопросы, круг которых определен в соответствии с коллективным договором. К этому документу прилагаются приказ и положение о трудовом коллективе.

Кроме решения насущных вопросов, большое значение на собраниях отводится оформлению документации по делопроизводству. Это относится к составлению Протокола собрания. Здесь отражается последовательность проведения собрания, перечисляются его процедуры, фиксируются принятые решения. Согласно порядка проведения собраний такая функция налагается на конкретного человека — секретаря. Документ оформляется соответствующим образом в порядке, установленном ГОСТом, и подается на подпись Председателю собрания.

Стоит знать, что коллектив выступает субъектом Законодательства, его права и обязанности подкреплены законами. В настоящее время его роль оценивается как незначительная. Естественно, надо стремиться к ее увеличению, тогда интересы трудящихся будут соблюдаться в полной мере. Заинтересованный работник, знающий, что его права есть кому отстоять, всегда будет лучше работать. Важно это донести до руководства, потому что не все начальники на современных предприятиях понимают эту простую истину. Однако этого недостаточно.

Необходимо еще, чтобы наемные работники участвовали в капитале предприятия, то есть покупали его акции.

Тогда они получат доступ к собранию акционеров, что повысит роль простых работников в управлении компанией. Они напрямую смогут влиять на руководство и сами окажутся среди руководителей. Это относится к предприятиям любого уровня, а не только к гигантам производства. Таковы основы жизнедеятельности любой компании. Их необходимо объяснять простым работникам, которые зачастую не имеют представления и о половине своих прав.

Сколько и как хранить документы об общем собрании акционеров в АО и участников в ООО?

Читайте статью «Документируем результаты годового общего собрания акционеров» Читайте статью «Очередное общее собрание участников ООО».

Общее собрание акционеров АО и общее собрание участников ООО являются высшими органами управления в организациях соответствующей организационно-правовой формы. Независимо от срока созыва (очередное годовое или внеочередное) общее собрание акционеров (или участников общества, учредителей в ООО) принимает решения по самым важным вопросам деятельности общества, включая вопросы создания и ликвидации. Статус высшего органа и значимость принимаемых им решений определяют ценность таких протоколов в АО и ООО, которая выражается в постоянном сроке их хранения.

Статьи, закрепляющие нормативные сроки хранения протоколов и документов к ним, т.е. документов, возникших в процессе подготовки к проведению общего собрания, содержатся в разделе 1 «Организация системы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (статьи 18 и), 89, 148–152, 161–165 и др.). Причем ст. 18 и) при закреплении постоянного срока хранения протоколов не делает различий между общими собраниями акционеров и пайщиков / участников общества.

Рекомендуем также обратить внимание на постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ; в настоящее время – ФСФР в структуре подведомственных органов Банка России, который получил функции мегарегулятора финансового рынка) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее – Положение ФКЦБ). Данный документ продолжает действовать, несмотря на то, что в нем даются прямые ссылки на нормативные сроки хранения, установленные предыдущим перечнем типовых управленческих документов со сроками хранения 2000 года. Нормативный и в основном постоянный срок хранения самых значимых документов акционерных обществ остается в настоящее время неизменным.

Состав документов, связанных с проведением общего собрания акционеров, частично упоминается в ст. 89 Федерального закона от 07.08.2001 № 120-ФЗ «Об акционерных обществах». Так, акционерное общество по месту нахождения его исполнительного органа должно хранить:

  • годовые отчеты и документы бухгалтерской отчетности, рассмотрение и утверждение которых является основными вопросами повестки дня общего собрания акционеров;
  • отчет / заключение ревизионной комиссии, внешнего аудитора;
  • собственно протокол общего собрания;
  • списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
  • списки лиц, имеющих право на получение дивидендов;
  • бюллетени голосования;
  • доверенности (их копии) на участие в общем собрании акционеров (в открытых АО ведутся и журналы регистрации доверенностей).

Уже утвержденные внутренние нормативные документы общества и их проекты также относятся к документам общего собрания.

Положение ФКЦБ предусматривает, что организация хранения документов общества (сформированных в дела в соответствии с номенклатурой дел) обеспечивается единоличным исполнительным органом. На практике решение конкретных задач организации хранения, как и ведение специального «корпоративного делопроизводства», делегируются корпоративному секретарю.

Правила хранения документов общего собрания конкретизируются лишь по отношению к бюллетеням. Так, п. 3.7 Положения ФКЦБ устанавливает, что «бюллетени для голосования, включая… признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт».

В связи с подготовкой и проведением общего собрания целесообразно формировать совокупность взаимосвязанных документов, т.е. функциональный документный комплекс. Он начинается с копии решения Совета директоров о дате и времени проведения общего собрания, утвержденной повестки дня (копия или оригинал), информации о существенном событии (копия утвержденного Советом директоров документа, предназначенного для публикации в СМИ) и т.п. Такой комплекс документов может состоять из нескольких томов, сформированных по принципу досье. Т.е. все документы о подготовке и проведении общего собрания акционеров, которые могут служить доказательством, формируются вместе, а общий срок хранения досье устанавливается по наибольшему («старшему») сроку хранения наиболее значимых документов, например, протокола собрания и протоколов счетной комиссии – постоянно.

Протокол общего собрания и документы к нему, сформированные по принципу досье, могут состоять из нескольких томов, иметь общий заголовок дела-досье и конкретные подзаголовки каждого тома.

Пример 1

Разбивка дела-досье по общему собранию акционеров на тома

СвернутьПоказать

На всех томах дела оформляется общий заголовок «Годовое общее собрание акционеров за 2013 год», а на каждом томе – индивидуальный подзаголовок:

  • Том 1. Документы о подготовке общего собрания (утвержденная повестка дня, выписка из реестра, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании и др.);
  • Том 2. Протокол общего собрания акционеров за 2013 год и документы к нему (годовой отчет, заключение аудитора, отчет службы внутреннего контроля и др.);
  • Том 3. Протоколы счетной комиссии и бюллетени для голосования.

К каждому тому дела-досье должна быть сразу оформлена внутренняя опись документов дела.

Несмотря на п. 3.7 Положения ФКЦБ, на практике также встречается способ хранения бюллетеней для голосования по каждому пункту повестки дня отдельно – в прошитых вместе с бюллетенями, заверенных председателем и секретарем счетной комиссии и опечатанных конвертах, которые вкладываются в пустой конверт, вшиваемый в дело / том с протоколами счетной комиссии и зафиксированный во внутренней описи документов дела.

Обращаем внимание, что АО или ООО должны иметь Положение об общем собрании и Регламент проведения общего собрания, а также положение / регламент выдачи документов общества для предъявления акционерам / участникам общества, что является одним из показателей качества управления. Все вопросы документирования работы собрания, ответственность за оформление, хранение и обеспечение сохранности документов по проведению общих собраний должны быть конкретно отражены в данных локальных нормативных актах.

Полистать демо-версию печатного журнала