Приходные кассовые ордера

Как правильно заполнять

Использование ПКО в современной практике предпринимательства чрезвычайно широко, но далеко не всегда сотрудники, их выдающие, знают, как правильно заполнять документ.

Чаще всего заполнение сводится к оформлению квитанции к ордеру, а сам ордер не заполняется. Однако, правила заполнения ПКО, а тем более требования кассовой дисциплины не допускают подобного подхода.

Основные правила

Так, согласно данным требованиям, первоначально заполняется непосредственно сам бланк ордера, а только после этого квитанция. Заполнение приходного кассового ордера предусматривает заполнение всех граф, которые содержит его бланк. Допускается не указывать счета бухгалтерского учета, поскольку предприниматель освобожден от обязанности его вести.

На практике часто особую трудность вызывает заполнение графы «основание». На самом деле здесь необходимо указать только операцию, в результате которой получены приходуемые денежные средства. Например, при оказании услуг требуется указать: «оказание услуг таких-то».

Порядок заполнения приходного кассового ордера предусматривает указывать источник поступления денежных средств, причем им может быть как физическое, так и юридическое лицо.

При наличии к ордеру дополнительных документов их требуется указать в соответствующем разделе. Например, это могут быть акты выполненных работ, оказанных услуг и т. д.

ПКО подписывается главным бухгалтером либо самим индивидуальным предпринимателем. Допускается также подписывать данный документ уполномоченным лицам, например, кассирам. Аналогично заполняется квитанция к ордеру, которая выдается клиенту. Единственное отличие – квитанция в обязательном порядке заверяется печатью предпринимателя (при её наличии).

Особенности использования

Для многих ИП приходный кассовый ордер является привычным явлением, но при этом нередко они не знают все особенности использования документа. Так, довольно часто игнорируется такой важный нюанс – денежные средства должны поступить в кассу в день составления документа, в противном случае он признается недействительным.

На практике же нередки ситуации, когда ордер выписывается, а денежные средства попадают в кассу спустя какое-то время, а чаще всего наоборот: деньги в кассе, а документ об их поступлении еще не оформлен.

Также забывается и то, что ПКО может быть признан недействительным в случае обнаружения на нем помарок, подчисток, исправлений. В таком случае всегда требуется выписывать новый бланк, а не вносить изменения в уже оформленный.

Следует обращать внимание и на такой пункт, как нумерация ПКО. Часто она носит хаотичный характер, что тоже недопустимо, да и просто неудобно для бизнеса.

Особого внимание заслуживает ПКО без чека. Он может быть выдан только предпринимателями, которые освобождены от применения контрольно-кассовой техники. Но при этом ордер должен дополняться иным бланком строгой отчетности, используемым ИП.

Таким образом, оформление ПКО требует от предпринимателя особых навыков и знаний. Лучший способ – найти и распечатать хороший образец заполнения приходного кассового ордера. Он поможет ориентироваться в данном бланке, тем самым сводя вероятность ошибок при заполнении к минимуму.

Отметим, что приходный кассовый ордер и в 2018 году не изменил свою форму, прежним остался и порядок оформления, что дает возможность в совершенстве овладеть навыками заполнения и в дальнейшем работать без каких-либо хлопот.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2018 году

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2017.

Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:

• 51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации

• 62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков

• 71 – возврат денег от подотчётных лиц

• 75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал

• 90-1 — выручка

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.

Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Принято от». Указывается:

— ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.

— «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) — если деньги принимаются от работника сторонней организации.

Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).

Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.