Обязанности начальник отдела продаж

Характеристики должности, знания и квалификация

Руководитель отдела продаж — привлекательная должность с хорошим окладом, заполучить которую желают многие соискатели, но не стоит недооценивать трудность работы, спектр обязанностей и величину ответственности.

Профессия существует практически так же давно, как существуют продажи больших масштабов.

Начальник отдела продаж — ключевой игрок в команде, от успешной работы которого во многом зависит судьба компании. Хорошая работа руководителя отдела продаж — благополучие всей компании. Именно грамотно составленная инструкция может это обеспечить.

Содержание должностной инструкции сильно зависит от сферы деятельности предприятия, в котором существует данная позиция. Влияет и размер компании. Например, в маленькой фирме начальник отдела продаж может брать на себя некоторые маркетинговые функции. В крупной фирме такое совмещение не встретить, отделам приходится тесно взаимодействовать между собой для успеха предприятия.

В любой организации, оказывающей услуги или занимающейся производством/куплей-продажей товаров, обязательно есть место руководителя отдела продаж.

Требования к потенциальному руководителю

Наличие опыта руководства. В большинстве перспективных компаний выдвигают подобное требование, поскольку предполагается, что в скором времени из хорошего начальника отдела продаж может в дальнейшем получиться прекрасный финансовый, коммерческий и исполнительный директор. Без опыта работы на руководящей должности могут принять в штат в небольшой компании, где не предполагается дальнейший карьерный рост.

Активные продажи. Нельзя руководить отделом, работу которого не понимаешь изнутри. Перед тем как стать хорошим руководителем, необходимо получить успешный опыт менеджера по продажам. Статистика утверждает, что лучшие руководители получается из сотрудников. Именно поэтому многие компании предпочитают выращивать руководителей из своих сотрудников, а не брать со стороны. Чаще всего это лучшие менеджеры по продажам, отработавшие потом помощниками руководителя. Таким образом они постепенно учатся выполнять функции руководящей должности.

Опыт работы в подборе персонала. Для руководства коллективом требуется уметь его грамотно формировать. Важно уметь разбираться в людях и уметь определять их профессиональные качества, находить баланс в коллективе. Во многих компаниях именно руководитель отдела принимает итоговое решение о приеме сотрудника на работу, если речь идет о вакантном месте в его отделе.

Владение компьютером и офисными программами на уровне уверенного пользователя. Без этих навыков с работой не справиться, поскольку существенная ее часть автоматизирована, в том числе отчетность. В современном мире никакая квалифицированная работа не может выполняться без этих навыков.

Высшее образование — необходимость даже для рядовых менеджеров, что и говорить о руководителях? Предпочтительные сферы — экономика, психология, реклама, маркетинг. Если же образование напрямую связано со сферой деятельности продаваемых товаров/услуг, то это тоже допустимо.

Помимо универсальных требований разные компании устанавливают и более специфические требования. Например, наличие водительских прав и собственного автомобиля. Обычно такие требования предъявляют, когда предполагаются частые разъезды и многочисленные встречи с клиентами вне офиса.

Если компания работает с иностранными клиентами и партнерами, то среди требований будет владение иностранными языками. Разговорный английский — это минимум, которым должен владеть руководитель для ведения переговоров.

Навыки, которые помогут кандидату на должность в дальнейшей работе:

  • умение вести переговоры;
  • способность доносить информацию от высшего руководства до подчиненных;
  • коммуникабельность;
  • опыт совершения холодных звонков;
  • настойчивость.

Хороший руководитель — хороший переговорщик, поскольку должен учитывать интересы высшего руководства компании и работников, которые ему подчиняются.

Типовая инструкция

В типовой инструкции есть обязательные разделы: общие положения, права, обязанности и ответственность. Каждый раздел должен быть подробно расписан по пунктам.

Общие положения

Общие положения описывают:

  • место данной должности в компании и ее суть;
  • как назначается работник и как снимается с должности;
  • кому подчиняется и чем руководствуется в своей работе;
  • требования, предъявляемые к кандидату, назначаемому на должность;
  • качества, которыми он должен обладать;
  • навыки, которыми он должен владеть;
  • кто замещает начальника отдела продаж, если он отсутствует;
  • основные задачи;
  • чем сотрудник руководствуется в своей работе.

В этом пункте зачастую указывают и условия работы, режим, возможности командировок и наличие служебного транспорта.

Должностные обязанности

Должностные обязанности содержат весь перечень заданий и функций, которые придется выполнять. Подробное и точное описание обязанностей позволит наладить работу и избежать недопониманий с сотрудником.

Наиболее распространенные обязанности, прописываемые в инструкции:

  1. Организация процесса продаж. Реализация товаров и услуг, а также повышение продаж. Разработка политики цен и скидок.
  2. Планирование текущей и долгосрочной работы.
  3. Формирование кадрового состав отдела и контроль за регулярным повышением профессиональных навыков работников, а также за тем, чтобы новые сотрудники успешно адаптировались к новому месту и влились в работу. Мотивация членов коллектива и формирование командного духа.
  4. Разработка индивидуальных планов для работников и системы мотивации, понятной для подчиненных.
  5. Отчетность.
  6. Поиск потенциальных клиентов и координация работы с имеющимися.
  7. Общение с потенциальными поставщиками. Контроль сроков поставки.
  8. Контроль выполнения общего плана продаж.
  9. Конференции и выставки.
  10. Участие в переговорах, напрямую влияющих на работу его отдела.
  11. Анализ рынка и составление списка потенциальных клиентов.
  12. Разрешение конфликтов между сотрудниками и клиентами.
  13. Участие в разработке рекламной стратегии для продвижения товаров.

Еще одна важная обязанность для руководителя отдела — управление дебиторской задолженностью. Для этого необходимо контролировать условия продаж, обеспечивать гарантированное поступление денег и разрабатывать систему скидок, определять максимальный предел задолженности и работать с долгами.

Права и ответственность

Сотрудник организации на данной должности имеет право вносить предложения по улучшению работы и изменению ассортимента продукции, нанимать и увольнять сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, а также по назначению начальства представлять интересы организации в различных инстанциях.

Ответственность появляется в случаях:

  • неисполнения возложенных на него и подчиненных поручений;
  • нарушения правил внутреннего распорядка компании;
  • злоупотребления обязанностями и нетактичного обращения с подчиненными;
  • оформления документов, противоречащих национальному законодательству или локальным нормативным документам;
  • нанесения компании материального и репутационного ущерба;
  • нарушения соглашения о неразглашении коммерческой тайны.

Цели и задачи, которые стоят перед руководителем отдела продаж

В обязанности руководителя подразделения входят:

  • планирование и организация деятельности сотрудников;
  • выполнение плана по реализации продукции;

Основные функции руководителя отдела продаж

Прямая должностная обязанность руководителя — следить за оперативной работой подразделения и строить стратегию его развития. Для этого начальник составляет планы реализации продукции и анализирует рынки сбыта. Ищет новых клиентов и деловых партнеров компании. Организует эффективную работу менеджеров в отделе продаж и контролирует их достижения.

Также лицо, занимающее руководящую должность, обязано заниматься продвижением товаров и услуг и, если в этом есть необходимость, оказывать содействие специалистам по рекламе и связям с общественностью. В сложных ситуациях руководителю приходится лично общаться с клиентами, представляя интересы компании.

Ответственного работника могут обязать готовить ежедневные и еженедельные отчеты, организовывать совместно с отделом кадров обучение менеджеров и решать рекламационные вопросы с клиентами в связке со специалистами по качеству.

Личные качества

  • Управленческие качества.

Человек, претендующий на должность начальника отдела продаж, обязан быть лидером, ведь основное требование к кандидатуре — умение принимать правильные решения и работать с людьми.

  • Знание ключевых этапов развития бизнеса.

Хороший начальник должен знать, в каком направлении движется компания и какие задачи стоят перед ней. Кроме того, он должен уметь донести до всех менеджеров в отделе продаж основные требования руководства к ним и показать перспективы развития. Умение применять различные подходы к реализации продукции станет дополнительным плюсом.

  • Стратегическое мышление.

Обязанность начальника в отделе продаж — предвидеть, к каким последствиям приведут те или иные его решения и какое значения они будут иметь для компании.

  • Способность к планированию.

Начальник должен уметь составлять планы работы специалистов, повышать эффективность деятельности подразделения. Отдел продаж под руководством опытного управленца будет функционировать как часы и приносить компании прибыль.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж включают стратегическое и текущее планирование, разработку ценовой и скидочной политики, контроль работы менеджеров по продажам. В небольших компаниях он может также заниматься маркетинговой политикой (проводить простые исследования рынка, разрабатывать рекламную стратегию), это тоже нужно отразить в должностной инструкции руководителя отдела продаж.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция руководителя отдела продаж
(Должностная инструкция начальника отдела продаж)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела продаж относится к категории руководителей.
1.2. Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3. Руководитель отдела продаж подчиняется непосредственно генеральному директору / коммерческому директору.
1.4. На должность руководителя отдела продаж назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: начальное профессиональное или среднее профессиональное образование, стаж работы в соответствующей области не менее года.
1.5. На время отсутствия руководителя отдела продаж его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. Руководитель отдела продаж должен знать:
— коммерческое, гражданское, финансовое законодательство;
— профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
— перспективы технического и финансово-экономического развития предприятия;
— основные принципы финансового планирования;
— порядок ценообразования, основы маркетинга;
— порядок разработки коммерческих условий и соглашений.
1.7. Руководитель отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую и скидочную политику.
2.2. Организует и контролирует работу менеджеров по продажам.
2.3. Координирует разработку перспективных и текущих планов сбыта продукции.
2.4. Организует работу по ведении, анализу и систематизации клиентской базы.
2.5. Контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов.
2.6. Разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж.
2.7. Организует обучение, тренинги для менеджерского состава (совместно с отделом развития).
2.8. Участвует в организации и проведении выставок.
2.9. Решает рекламационные вопросы по товару с клиентами, составлять необходимую документацию.

3. Права руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж имеет право:
3.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с государственными органами, сторонними организациями и учреждениями по коммерческим вопросам.
3.2. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных работников.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с решением коммерческих вопросов.
3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

27 Общие положения

27.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя Группы бюджетных продаж, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

27.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

27.3 Переименование, ликвидация должности Руководителя группы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

27.4 Руководитель группы непосредственно подчиняется Директору Регионального Управления «Подмосковье».

27.5 В непосредственном подчинении у Руководителя группы находятся все сотрудники группы.

1.8 На время отсутствия Руководителя группы его замещает Менеджер по бюджетным продажам.

28 Цели и должностные обязанности

28.1 Деятельность Руководителя группы направлена на достижение следующих целей:

28.1.1 Обеспечение достижения планового объема продаж по клиентам и максимального дохода торговых операций;

28.1.2 Достижение требуемой доли рынка, прироста объема продаж и уровня доходности продаж по закрепленным группам клиентов.

28.2 Для достижения установленных целей Руководитель группы исполняет следующие обязанности:

28.2.1 Обеспечивает выполнение ОФЭП по группе клиентов, закрепленных за менеджерами по бюджетным продажам группы бюджетных продаж;

28.2.2 Осуществляет:

— активное взаимодействие с клиентами Компании с целью продвижения Продукта Компании для максимального удовлетворения потребностей клиента;

28.2.3 Проводит переговоры с представителями фирм-производителей по вопросам обеспечения условий реализации товара на территории регионов ответственности;

28.2.4 Обеспечивает участие компании в аукционах;

28.2.5 Контролирует выполнение контрактов, заключенных в результате конкурсов, аукционов и котировочных заявок;

28.2.6 Осуществляет организацию и проведение маркетинговых акций, направленных на стимулирование сбыта:

— доведение до клиентов всей сбытовой информации (прайс-листы, изменения в формах и схемах работы и т. д.);

— сбор маркетинговой информации для дальнейшего использования в анализе работы с клиентами (в том числе сегментирования клиентской базы), коррекции деятельности с клиентами.

28.2.7 Ведет непосредственную работу с VIP-клиентами, выполняет представительские функции, участвует в переговорах с VIP-клиентами;

28.2.8 Контролирует отгрузку фармацевтических препаратов;

28.2.9 Осуществляет контроль поступлений денежных средств по осуществленным отгрузкам, проводит сверки взаимозачетов (совместно с бухгалтерией);

28.2.10Участвует в планировании деятельности Группы бюджетных продаж;

28.2.11Осуществляет подготовку и предоставление необходимой отчетности.

3 Показатели оценки деятельности

Деятельность Руководителя группы оценивается на основе следующих показателей:

3.5 Выполнение планов по ОФЭП;

3.6 Динамика развития клиентской базы и ключевых клиентов;

3.7 Степень обеспечения сервиса по клиентам и сопровождению продаж.

4 Общекорпоративные нормы

Деятельность Руководителя группы регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

4.8 Положение о «Региональном Управлении «Подмосковье»;

4.9 Настоящая должностная инструкция.

5 Права

Руководитель группы имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

5.5 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

5.6 Представлять интересы Компании перед клиентами в ходе проведения переговоров, сбора маркетинговой информации, проведения маркетинговых акций;

5.7 Давать отдельные поручения Менеджерам по бюджетным продажам, помощникам менеджера по продажам, старшим торговым представителям, Торговым представителям в рамках их должностных обязанностей, направленные на достижение основных целей.

6 Ответственность

Руководитель группы несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

7 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

Образование

Высшее (фармацевтическое, медицинское, экономическое)

Опыт работы

Не менее 1 года в сфере продаж

Профессиональные навыки

Опыт переговоров с клиентами, опыт активных продаж, аналитические навыки, опыт прямых продаж

Специальные требования

Знание специального ПО, технических систем

Офисные программы (MS Office)

Знание нормативной документации

ФЗ № 94 от 21.07.05

Владение методиками

8 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

ПДЗ

Просроченная дебиторская задолженность

ОФЭП

Основные финансово-экономические показатели

Компания

Автоматизированная информационная система товарного и финансового учета

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

9 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.