Методы проведения кадрового аудита

Что такое кадровый аудит

Процедура, выполняемая в компании с целью проведения сверки документов по персоналу с государственными правилами, нормами их заполнения – это кадровый аудит. Нарушения требований влекут за собой штраф. Это касается правил заполнения трудовых книжек, отпускных документов, отчетности о заработной плате. По личному составу компании заполняется более пяти видов документации. Сплошную проверку проводит сторонняя организация, специализирующаяся на предоставлении независимых услуг такого рода.

Для чего нужен

Услуга кадрового аудита нужна, чтобы подготовить отчетность к проведению инспекций. Даже небольшое отклонение от локальных нормативных правил влечет за собой ответственность за нарушение пенсионного, миграционного, трудового, архивного законодательства. Проверки используются для комплексной оценки работы службы HR. Это обеспечивает контроль над ее уровнем квалификации, возможность направлять отдельных специалистов на переподготовку, обучение, повышение квалификации.

Цели, задачи проведения

Во время анализа определяется кадровый потенциал отдельных специалистов в соотношении с их квалификационными возможностями. Проверка работы HR службы помогает оптимизировать дальнейшие расходы предприятия. Правильный подход позволяет выявить сотрудников с низким коэффициентом эффективности работы. Кадровый аудит проводится для того, чтобы:

  • убедиться в соответствии документов по кадровому делопроизводству требованиям действующего законодательства;
  • исключить риски наложения штрафных санкций из-за нарушений миграционного законодательства;
  • определить, какая стратегия развития предприятия будет оптимальной (проанализировав состав сотрудников).

Виды аудита кадровой службы

Методы анализа работы кадров классифицируются по разным факторам. По способу проведения проверки выделяют внутренний и внешний анализ, когда привлекаются независимые эксперты. По объему исследуемой информации есть разные типы анализа. Они отличаются количеством бумаг или штатных людей, подвергаемых проверке. Периодичность проведения такой работы также делится на несколько видов, которые будут рассмотрены далее.

По способу проведения проверки

Кадровый аудит бывает внутренним или внешним. Первый вариант компания организовывает сама своими силами. Для этого руководству необходимо выделить отдельного специалиста, который бы провел анализ документации, занялся устранением финансовых, других нарушений. Второй вариант предусматривает привлечение внешних аудиторов, которые работают во всех подразделениях компании. Они следят, чтобы документация велась правильно, персонал был оформлен официально (проверка поможет свести бумаги к нормам Трудового, Миграционного Кодекса).

По объему исследуемой информации

Анализируя документы организации или работу сотрудников внутри предприятия, можно сэкономить бюджет. Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы:

  • Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).
  • Локальный – относится к конкретному отделу или группе бумаг (например, анализ эффективности работы HR-менеджера).
  • Целевой – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников из 10-20 человек для анализа их работы, того, как составлена документация.

По уровню проведения

Процедура оформления бумаг не зависит от того, на какой должности задействован тот или иной специалист. По уровню проведения анализа можно выделить три типа проверки кадров:

  • Тактический – анализ проводится только на уровне исполняющих обязанности менеджеров, мастеров производственной линии.
  • Управленческий – организация проверяет делопроизводство по персоналу управленческой линии (менеджеры среднего звена, руководители отделов).
  • Стратегический – анализу подлежат не только менеджеры или мастера на местах, но и прямые директора, топ-менеджеры.

По частоте проведения

Предметом разного типа исследований становятся не только сотрудники компании, но и документация. Изначально просматривается трудовая книжка каждого специалиста, сверяются документы о назначении заработной платы, об отпусках, вся отчетная документация по законодательству РФ. По частоте проведения анализа в компаниях могут проводиться проверки следующих типов:

  • Постоянный мониторинг – работы ведутся с определенной периодичностью (например, каждый квартал или месяц).
  • Текущий мониторинг – анализ заказан для единичной проверки, которая проводится в данный момент.
  • Оперативный – экспресс-аудит, который необходим с целью обнаружения проблем в той или иной сфере.
  • Панельный мониторинг – периодические исследования, в течение которых анализируются одни и те же сотрудники с использованием одинаковых инструментов.

Объекты проверки

Комплексной проверке подвергаются все отделы компании. После прохождения кадрового аудита организация может рассчитывать на исключение административных штрафов даже после проведения государственной инспекции со стороны налоговых органов. Проверке подлежит ряд документации:

  • трудовые книжки (проводится сверка их соответствия нормам и приказам правительства, которые были указаны выше);
  • отпускные документы (проверяется правильность учета отпусков);
  • отчеты о начислении заработной платы, налоговых вычетах;
  • личные дела сотрудников (проверяется компетентность определенных кадров).

Проверка документооборота по учету персонала

Стандартно документооборот по учету персонала проверяется с целью сопоставления отчетности и требований Трудового Кодекса. В нем прописаны не только правила хранения с рекомендациями по заполнению документов, но и другая информация. Например, как должны заполняться бумаги по отпускам, сколько процентов от заработной платы передается в фискальную службу в счет пенсионного фонда. Зоны риска – это архивная документация, общая отчетность. Даже если трудовая книжка будет храниться в неположенных условиях, за это могут насчитать материальный штраф.

Аудит кадровой документации

Часто аудит кадровых документов включает в себя несколько категорий. Самыми главными из них являются:

  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • личные карточки сотрудников.

Штатное расписание должно быть составлено и подписано руководящим составом предприятия. По этому документу всегда проводится проверка – так можно увидеть не только список работающего персонала, но и заработную плату, график работы, надбавки. В делопроизводстве штатное расписание регулируется по форме Т-3. Шаблон можно найти в интернете или взять бесплатно в фискальной службе своего района.

График отпусков формируется на основе требований, изложенных в 123 статье Трудового Кодекса РФ. Сотрудники могут выходить в отпуск строго по составленному плану, который утверждается отделом кадров и руководителем компании. Описывается он по установленной и стандартизированной форме Т-7, которая доступна в интернете для бесплатного скачивания. График должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления Нового года (крайний срок – 17 декабря каждого года).

Личные карточки ведутся вместе с трудовыми книжками персонала. В них каждый рабочий ставит свою подпись при приеме на работу, там же содержится основная информация о человеке, включая место проживания, адрес регистрации. Самостоятельное заполнение личных карточек не допускается, это делает работник отдела кадров. Обратите внимание, заполнять трудовые книги не могут физические лица, не имеющие соответствующую должность или статус индивидуального предпринимателя.

Проверка документов внутреннего использования

Процедура проверки внутренней документации обеспечивает возможность не только оптимизировать работу штата, но и удостовериться в ее эффективности. Аналитикам важно убедиться, что вся личная информация не используется вне организации и недоступна третьим лицам. Анализ бумаг, которые используются внутри структуры одного предприятия, включает в себя:

  • работу с трудовым распорядком;
  • целевой аудит охраны труда;
  • аналитику журналов отдела кадров.

Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок – идентичные параметры, по которым проводится подробный отчет при анализе документов. Важную роль играет целевой аудит документации по охране труда (это касается не только производственных предприятий, но и компаний, работающих в офисах). Там прописываются нормы поведения в течение рабочего дня, правила пожарной безопасности, эксплуатации оборудования, установленного в помещении компании. Делопроизводство включает условия сохранности личных данных. Они анализу не подвергаются.

В экспертном заключении учитываются и журналы, которые ведутся отделом кадров: журнал учета трудовых договоров, приказы по сотрудникам, личные дела, журнал учета выданных справок, отпускных средств. Регистрация каждого документа должна сопровождаться подписью ответственного лица. Правила ведения журнальных записей обязывают нумеровать каждую страницу. Исправления или зачеркивания недопустимы – для этого необходима контрольная подпись и заверение записи администрацией или ответственным лицом. Каждый год журнал обновляется и идентифицируется.

Этапы аудиторской проверки

Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:

  1. Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
  2. Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
  3. Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
  4. Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
  5. Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.

После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:

  • описание оснований для проведения проверки;
  • перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
  • информацию о заказчиках и исполнителях;
  • методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
  • сроки проведения;
  • описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
  • краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.