Мемориальные ордера

Разновидности и основы выбора форм бухучета

Важнейшими показателями для формирования его форм считаются:

  • численность, конструкция и визуальное состояние бухгалтерской документации;
  • последовательная взаимосвязанность документации, регистров и методики произведения записей в них с привязкой к инструментам, которые при этом применяются.

Из апробированных и прошедших проверку временем форм систематизированной отчетности можно отметить:

  • упрощенную систему с исключением параллельного отражения на двух счетах финансовой и хозяйственной деятельности предприятия;
  • разнообразные модификации журнально-ордерной системы;
  • автоматизированную.

Еще одной из документоформ, применяемых сегодня на практике, является мемориально-ордерная. Рассмотрим, в какой сфере она находит применение, какими положительными и отрицательными сторонами обладает.

Важно знать! Подбор формы бухгалтерского учета обуславливается учетной политикой, проводимой организациями, и находится в их компетенции. На это решение влияют такие факторы, как разновидности регистров, практикуемых в данной организации, их взаимосвязанность, порядок и методы проводимых записей, использование инструментов автоматизированного бухучета, установившаяся методика отчетности, потенциал и профессиональный уровень специалистов и некоторые другие.

Характерные особенности

Рассмотрим более подробно индивидуальные особенности подобного учета.

В основе мемориальных ордеров – первичные учетные документы, в которых необходимо указать корреспонденцию счетов по проводимым транзакциям. Это позволяет осуществлять систематизацию процесса записи.

Внимание! К мемориальным ордерам должна быть приложена вся документация, служащая основанием для их выписок.

Второй момент: в целях упорядочения отдельных категорий однотипных операций любой из мемориальных ордеров обладает своим постоянным номером, что позволяет использовать всего по одному номеру для одинаковых групп. К примеру, мемориальному ордеру, имеющему порядковый номер 1, соответствует счет 50 (кассовые операции), номер 4 – счет 70, подразумевающий расчет по заработанной плате служащего персонала производственной структуры и так далее. Информация по мемориальным ордерам вписывается в соответственные подразделы Главкниги.

Чтобы проверить безупречность проводок, сопоставляют сведения по оборотам Главной книги и итоговым количественным значениям ордеров из регистрационного журнала: если нет никаких недочетов, они должны совпасть.

Следующим шагом является комплектование контрольно-шахматной и оборотной платежек по данным Главной, а на последнем этапе заполняется баланс организации за текущий промежуток времени.

Важное замечание! Формуляры мемориальных ордеров визируются главным бухгалтером учреждения (либо его заместителем) и непосредственным исполнителем и утверждаются руководителем предприятия.

Преимущества и недостатки

Для данной формы, введенной в оборот еще в тридцатых годах прошлого века, за основу была взята итальянская методология. Применительно к условиям того времени считалась передовой, поскольку обладала следующими преимуществами:

  • возможностью проведения строгой последовательности учета записей по хозяйственным операциям;
  • практически идеальным выполнением аналитики благодаря большому количеству операционной информации;
  • доступной и не требующей особых познаний учетной техникой, понятной даже сотрудникам с не самой высокой квалификацией.

В то же время, по сравнению с другими, более современными формами, мемориально-ордерная обладает серьезными недостатками, к которым относятся:

  1. Возрастание временных затрат и трудоемкости учета за счет увеличения чисто механической работы по заполнению и многократному дублированию множества документов. Это в том числе повышает вероятность ошибок, а сложность построения регистров учета, в свою очередь, снижает возможность их обнаружения.
  2. Алгоритм рассчитан с поправкой на ручной труд, что делает форму неприспособленной к автоматизации.
  3. Отсутствие возможности перекрестного осуществления синтетического и аналитического учета, что особо ценно при активных передвижениях товарно-материальных ценностей и многочисленных финансово-хозяйственных сделках.
  4. Недостаточная информативность для выполнения серьезного анализа бухгалтерии предприятия и работы над сводной отчетностью. Это заставляет бухгалтеров заняться дополнительной подборкой с группированием необходимой учетной информации.

Список мемориальных ордеров бухучета

При условии использования мемориально-ордерной системы ведения бухгалтерии все записи оформляются в виде специальных ведомостей, которые и называют мемориальными ордерами. Каждая такая ведомость имеет определенный порядковый номер в соответствии со счетами:

№ 1 — кассовые операции (форма мемориального ордера 381)
№ 2 — движение финансовых средств на текущих (бюджетных) счетах (форма мемориального ордера 381)
№ 3 — движение финансовых средств на текущих (внебюджетных) счетах (форма мемориального ордера 381)
№ 4 — чеки из лимитированной книжки (форма мемориального ордера 323)
№ 5 — зарплатные ведомости, в том числе и по стипендиям (форма мемориального ордера 405)
№ 6 — расчеты с иными организациями (форма мемориального ордера 408)
№ 7 — плановые платежи (форма мемориального ордера 408)
№ 8 — расчеты с подотчетными лицами (форма мемориального ордера 386)
№ 9 — основные средства (перемещение, выбытие (форма мемориального ордера 438)
№ 10 — материальные ценности, их выбытие или перемещение (форма мемориального ордера 438)
№ 11 — приход продуктов питания (при их наличии) (форма мемориального ордера 398)
№ 12 — расход продуктов питания (при их наличии) (форма мемориального ордера 411)
№ 13 — расход материалов (форма мемориального ордера 396)
№ 14 — доходы от специальных средств (форма мемориального ордера 409)
№ 15 — социальные выплаты (расчеты работникам предприятия по поводу содержания детей) (форма мемориального ордера 406)

Эти номера являются неизменными и обязательными. Если ни под один пункт списка не подходит ваша операция, то она записывается под номером от 16 и выше (форма мемориального ордера 274).

Документ : Бюджетные учреждения: работаем с мемориальными ордерами

Бюджетные учреждения: работаем с мемориальными ордерами

В данной консультации мы рассмотрим темы применения мемориальных ордеров в бюджетных учреждениях и порядка их составления. В данное время использование мемориальных ордеров (а также установление их форм) регламентируется Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства финансов СССР от 10.03.87 г. N 61 (далее — Инструкция N 61). Но с тех пор прошло уже больше 13 лет. За это время произошло большое количество изменений в бухгалтерском учете бюджетных учреждений (особенно это можно сказать о последнем годе). Первым (и самым фундаментальным) изменением, которое «разбило» лед консерватизма бюджетного учета, стало введение в действие нового Плана счетов бюджетных учреждений и Порядка его применения (утвержденных приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 г. N 114). Также значительным изменениям подверглось и налоговое законодательство относительно «бюджетников». Все это вместе требует дальнейших изменений в методологии бюджетного учета. Так, одним из первых шагов на этом пути (довольно трудном и ответственном) стало принятие в новой Инструкции по учету основных средств и других необоротных активов в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 17.07.2000 г. N 64. Но со временем стало понятно, что изменения необходимо вносить непосредственно и в сами формы учета. Греет душу тот факт, что и в этом направлении Государственное казначейство также движется вперед. Приказом N 68 от 27.07.2000 г. Государственное казначейство Украины утвердило Инструкцию о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления (далее — Инструкция N 68). Итак, с 1 октября 2000 г. «бюджетники» при ведении бухгалтерского учета по мемориально-ордерной форме будут руководствоваться данной Инструкцией. С этой же даты (с 01.10.2000 г.) Инструкция N 61 в части мемориальных ордеров признается неприменяемой.

Рассмотрим теперь, какие мемориальные ордера утверждены Инструкцией N 68.

Виды мемориальных ордеров* и их применение

+—————————————————————————+
¦ Мемориальный ордер* ¦ Когда применяется ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Книга ЖУРНАЛ- ГЛАВНАЯ ¦Предназначение данной Книги заключается в ¦
¦ ¦регистрации всех мемориальных ордеров бюджетного ¦
¦ ¦учреждения. Учет в Книге ведется (в основном) по ¦
¦ ¦счетам второго порядка** ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 1 ¦Применяется при обработке отчетов кассиров, для ¦
¦Накопительная ведомость ¦того чтобы систематизировать обороты в кассе за ¦
¦по кассовым операциям ¦текущий месяц. Если осуществляются кассовые ¦
¦(форма N 380 (бюджет)) ¦операции в национальной и иностранной валюте, то ¦
¦ ¦м/о составляется отдельно для каждого вида валюты¦
¦ ¦и нумеруется, соответственно, N 1-1, N 1-2 и т.п.¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 2 ¦Применяется для отражения в учете операций по ¦
¦Накопительная ведомость ¦поступлению на счет учреждения ассигнований и ¦
¦движения денежных средств¦осуществления кассовых расходов общего фонда**. ¦
¦общего фонда в органах ¦Если у бюджетного учреждения имеется несколько ¦
¦ГКУ (учреждениях банков) ¦счетов в органах ГКУ (или в учреждениях банков), ¦
¦(форма N 381 (бюджет)) ¦то каждый счет оформляется отдельным мемориальным¦
¦ ¦ордером. Такие м/о нумеруются N 2-1, N 2-2 и т.п.¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 3 ¦Применяется для отражения в учете операций по ¦
¦Накопительная ведомость ¦поступлению на счет бюджетного учреждения ¦
¦движения денежных средств¦доходов и осуществления кассовых расходов*** ¦
¦специального фонда в ¦специального фонда. Если у бюджетного учреждения ¦
¦органах ГКУ (учреждениях ¦имеется несколько специальных регистрационных ¦
¦банков) (форма N 382 ¦(текущих) счетов в органах ГКУ (или в учреждениях¦
¦(бюджет)) ¦банков), то каждый такой счет оформляется ¦
¦ ¦отдельным мемориальным ордером. Такие м/о ¦
¦ ¦нумеруются N 3-1, N 3-2 и т.п. Также отдельным ¦
¦ ¦м/о оформляются операции по движению средств ¦
¦ ¦спецфонда в иностранной валюте ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 4 ¦Применяется для учета расчетов с разными ¦
¦Накопительная ведомость ¦предприятиями, учреждениями и организациями, ¦
¦по расчетам с прочими ¦которые являются дебиторами данного учреждения. ¦
¦дебиторами (форма N 408 ¦Если расчеты с дебиторами осуществляются за счет ¦
¦(бюджет)) ¦средств специального фонда, то такие операции ¦
¦ ¦ведутся в отдельном мемориальном ордере по этой ¦
¦ ¦же форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 5 ¦Мемориальный ордер по заработной плате и стипен- ¦
¦Сводка накопительных ¦диям является сводкой, которая составляется в ¦
¦ведомостей по заработной ¦учреждениях, где выписываются несколько расчетно-¦
¦плате и стипендиям (форма¦платежных ведомостей (и составляется по итогам ¦
¦N 405 (бюджет)) ¦этих ведомостей). Записи в ордере систематизиру- ¦
¦ ¦ются по функциональному признаку (а при начисле- ¦
¦ ¦нии зарплаты и стипендий за счет средств специа- ¦
¦ ¦льного фонда — систематизируются также и по видам¦
¦ ¦средств специального фонда) ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 6 ¦Применяется для учета расчетов с разными ¦
¦Накопительная ведомость ¦предприятиями, учреждениями и организациями, ¦
¦по расчетам с прочими ¦которые являются кредиторами данного бюджетного ¦
¦кредиторами (форма N 409 ¦учреждения. Если расчеты с кредиторами осуществ- ¦
¦(бюджет)) ¦ляются за счет средств специального фонда, то ¦
¦ ¦такие операции ведутся в отдельном м/о по этой же¦
¦ ¦форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 7 ¦В данном м/о ведется учет расчетов за продукты ¦
¦Накопительная ведомость ¦питания, медикаменты и перевязочные средства и ¦
¦по расчетам в порядке ¦т.п., осуществляемых в порядке плановых платежей.¦
¦плановых платежей (форма ¦Учет ведется по каждому поставщику в разрезе ¦
¦N 410 (бюджет)) ¦кодов экономической классификации расходов. Если ¦
¦ ¦операции по расчетам в порядке плановых платежей ¦
¦ ¦осуществляются за счет средств специального фон- ¦
¦ ¦да, то они (операции) ведутся в отдельном ордере ¦
¦ ¦по данной форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 8 ¦Применяется для учета расчетов с подотчетными ¦
¦Накопительная ведомость ¦лицами (м/о ведется в разрезе кодов экономической¦
¦по расчетам с ¦классификации). При осуществлении операций по ¦
¦подотчетными лицами ¦расчетам с подотчетными лицами за счет средств ¦
¦(форма N 386 (бюджет)) ¦специального фонда составляется отдельный м/о по ¦
¦ ¦данной форме ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 9 ¦Данный мемориальный ордер используется для учета ¦
¦Накопительная ведомость о¦выбытия и перемещения необоротных активов в ¦
¦выбытии и перемещении ¦другие учреждения (организации) и к МОЛ. Записи ¦
¦необоротных активов ¦осуществляются по каждому документу с указанием ¦
¦(форма N 438 (бюджет)) ¦МОЛ ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 10 ¦В данном м/о ведется учет выбытия и перемещения ¦
¦Накопительная ведомость о¦малоценных и быстроизнашивающихся предметов в ¦
¦выбытии и перемещении МБП¦другие учреждения и организации. Записи ¦
¦(форма N 439 (бюджет)) ¦осуществляются по каждому документу с указанием ¦
¦ ¦МОЛ ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 11 ¦Если учреждением составляется несколько ¦
¦Сводка накопительных ¦накопительных ведомостей о поступлении продуктов ¦
¦ведомостей о поступлении ¦питания, то в таких случаях составляется данный ¦
¦продуктов питания (форма ¦мемориальный ордер. Записи в накопительную ¦
¦N 398 (бюджет)) ¦ведомость о поступлении продуктов питания ¦
¦ ¦делаются по каждому поставщику ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 12 ¦Если учреждением составляется несколько ¦
¦Сводка накопительных ¦накопительных ведомостей о расходовании продуктов¦
¦ведомостей о расходовании¦питания, то в таких случаях составляется данный ¦
¦продуктов питания (форма ¦мемориальный ордер. М/о составляется на основании¦
¦N 411 (бюджет)) ¦накопительных ведомостей о расходовании продуктов¦
¦ ¦питания отдельно по каждому МОЛ (или ¦
¦ ¦учреждению) ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 13 ¦Для учета операций о расходовании других ¦
¦Накопительная ведомость ¦материалов (кроме продуктов питания) используется¦
¦расходования материалов ¦данный мемориальный ордер. Записи в м/о ведутся ¦
¦(форма N 369 (бюджет)) ¦(по дебету субсчетов, корреспондирующих с ¦
¦ ¦материальными субсчетами) в разрезе кодов ¦
¦ ¦экономической классификации расходов ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 14 ¦Для учета операций по начислению доходов по ¦
¦Накопительная ведомость ¦специальным средствам и прочим собственным ¦
¦начисления доходов ¦поступлениям**** используется данный м/о. На ¦
¦специального фонда ¦каждый вид доходов специального фонда ¦
¦бюджетных учреждений ¦открываются отдельные мемориальные ордеры. Нуме- ¦
¦(форма N 409 (бюджет)) ¦руются они, соответственно, N 4-1, N 4-2 и т.п. ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N 15 ¦Данная сводка составляется на основании ведомос- ¦
¦Сводка ведомостей по ¦тей по расчетам с родителями (в централизованных ¦
¦расчетам с родителями на ¦бухгалтериях). Записи осуществляются отдельно по ¦
¦содержание детей (форма ¦каждому обслуживающему учреждению (детской ¦
¦N 406 (бюджет)) ¦группе) ¦
+————————-+————————————————-¦
¦Мемориальный ордер N _ ¦Данный мемориальный ордер применяется для ¦
¦(форма N 274 (бюджет)) ¦отражения операций, которые не фиксируются в ¦
¦ ¦мемориальных ордерах NN 1-15. Данный м/о приме- ¦
¦ ¦няется также для операций, по которым не нужно ¦
¦ ¦составлять накопительные ведомости и сводки. ¦
¦ ¦Записи в м/о осуществляются как по отдельным ¦
¦ ¦первичным документам, так и по группам ¦
¦ ¦однородных документов. Данные мемориальные ¦
¦ ¦ордеры нумеруются начиная с N 16 за каждый месяц ¦
¦ ¦отдельно ¦
+—————————————————————————+

* У каждого мемориального ордера есть свой «двойник» — одноименный мемориальный ордер, составление которого осуществляется, в принципе, аналогично «обычному» мемориальному ордеру, но название формы которого содержит приложение «-авт». Данные формы мемориальных ордеров применяются при автоматизированном ведении бухгалтерского учета.

** В отдельных бюджетных учреждениях и централизованных бухгалтериях по решению главного бухгалтера учет может вестись по счетам третьего. четвертого (и т.д.) порядка.

*** Кассовые расходы — выборка по расходованию средств из регистрационных (лицевым) счетов в органах Государственного казначейства Украины (если бюджетное учреждение обслуживается в учреждениях банков — то по текущим счетам).

**** Перечень собственных поступлений бюджетных учреждений и организаций утвержден приказом Министерства финансов Украины от 29.06.2000 г. N 146.

Основанием для отражения записей в учетных регистрах служат оформленные надлежащим образом первичные документы. Напомним нашим читателям, что первичные документы могут быть разовыми — предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми — предназначенными для оформления однородных хозяйственных операций за определенный период времени.

Так, например, записи операций в мемориальный ордер N 2 осуществляются на основании выписок из регистрационных (а также лицевых, текущих) счетов, открытых в органах Государственного казначейства (учреждениях банков). При этом к ним необходимо прилагать подтверждающие документы (платежные поручения и т.п.). Записи в м/о N 3 осуществляются соответственно на основании выписок со специальных регистрационных (текущих) счетов. При составлении м/о N 5 к нему прилагаются все документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы — извлечения из приказов о зачислении (или увольнении) работников, табеля использования рабочего времени и т.п. Записи в мемориальные ордера NN 4, 6 и 7 осуществляются позиционным методом — по каждой операции, которая подтверждена документом (платежным поручением, счетом-фактурой и т.п.). В м/о N 9 делаются записи относительно каждого документа — ф.N ОЗ-1 «Акт приемки-передачи основных средств», ф.N ОЗ-3 «Акт о списании основных средств», ф.N ОЗ-4 «Акт о списании автотранспортных средств», ф.N ОЗ-5 «Акт о списании изъятой из библиотеки литературы». При этом указываются материально ответственные лица. В м/о N 12 переносятся итоги из ведомостей расходования продуктов питания. Кроме того, в данном мемориальном ордере записываются данные из других расходных документов на продукты питания — актов о недостаче продуктов питания, о возврате продуктов на базу и т.п. В м/о N 13 вносятся данные из следующих первичных документов: накладных на выдачу материалов, заборных карточек и т.д.

Первичные документы должны составляться своевременно, как правило, в момент осуществления операций.

Предоставление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения. материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота о сроках предоставления документов в бухгалтерию.

Что касается корреспонденции субсчетов в мемориальных ордерах, то она записывается в зависимости от характера операций:

— по дебету одного субсчета и по кредиту другого субсчета;

— по дебету одного субсчета и по кредиту нескольких субсчетов;

— по кредиту одного субсчета и по дебету нескольких.

Для того чтобы у вас все было хорошо, давайте рассмотрим вышеуказанное на условных примерах.

Приведем пример, как осуществляется движение информации относительно учета кассовых расходов и заполнение регистров аналитического учета и мемориального ордера.

Рис.1. Схема движения информации по учету кассовых расходов

+———————+ +—————+
¦ Первичные документы +————————->-¦Карточки, книги¦
+———————+ ¦аналитического ¦
¦ ¦учета кассовых ¦
¦расходов ¦
+———————+ +—————+
¦ М/О N 2, М/О N 3 ¦ ¦
+———————+ ¦

+———————+ +—————+
¦ Журнал-Главная +<—————————¦Баланс, другие ¦
+———————+ ¦отчетные формы ¦
+—————+

Бюджетным учреждением за месяц были произведены (условно) следующие хозяйственные операции:

+——————————————————————-+
¦Название операции ¦Дата ¦Согласно новому ¦Код эконо-¦ Сумма,¦
¦ ¦ ¦Плану счетов ¦мической ¦ грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦классифи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦кации ¦ ¦
¦ ¦ +—————-¦расходов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦ (КЭКР) ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Получены бюджетные ¦05.08 ¦ 321 ¦ 701 ¦ — ¦ 40000 ¦
¦средства (через органы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Госказначейства) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Получены в кассу ¦07.08 ¦ 301 ¦ 321 ¦ 1111 ¦ 9533 ¦
¦средства (на выплату ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦заработной платы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————————————-¦
¦Перечислено с регистрационного счета: ¦
+——————————————————————-¦
¦- в Пенсионный фонд ¦07.08 ¦ 651 ¦ 321 ¦ 1121 ¦ 4745 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 1111 ¦ (4480+¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 265) ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦- в Фонд социального ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦страхования ¦07.08 ¦ 652 ¦ 321 ¦ 1122 ¦ 560 ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦- в Фонд содействия ¦07.08 ¦ 653 ¦ 321 ¦ 1122 ¦ 280 ¦
¦занятости ¦ ¦ ¦ ¦ 1111 ¦(210+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + 70) ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦- в бюджет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(подоходный налог) ¦07.08 ¦ 641 ¦ 321 ¦ 1111 ¦ 3700 ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Получены с ¦10.08 ¦ 301 ¦ 321 ¦ 1140 ¦ 280 ¦
¦регистрационного счета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦на служебную ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦командировку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Перечислены плановые ¦18.08 ¦ 361 ¦ 321 ¦ 1132 ¦ 9000 ¦
¦платежи поставщикам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Перечислены с ¦25.08 ¦ 675 ¦ 321 ¦ 1161 ¦ 3450 ¦
¦регистрационного счета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦средства в погашение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦задолженности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+——+——-+———+———-+——-¦
¦Перечислено ¦27.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦ 2111 ¦ 4000 ¦
¦предприятию за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приобретенное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦оснащение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————————————-+

Отразим данные хозяйственные операции в карточке аналитического учета кассовых расходов.

Форма N 294-б

Картка аналітичного обліку касових видатків

+————————————————————+
¦Разом з ¦Касові видатки в розрізі кодів економічної ¦
¦початку ¦класифікації за серпень 2000 р. ¦
¦року (за +————————————————¦
¦мінусом ¦1111 ¦1121 ¦1122 ¦1132 ¦1140 ¦1161 ¦2111 ¦Разом ¦
¦поновле- +——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦них сум) ¦72500¦34070¦5855 ¦56000¦2100 ¦75040¦14000¦259565¦
+————¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦виписки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦банку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦9533 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 9533 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦265 ¦4480 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 4745 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦ ¦ ¦560 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 560 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦70 ¦ ¦210 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 280 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦07.08 ¦3700 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3700 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦10.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 280 ¦ ¦ ¦ 280 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦18.08 ¦ ¦ ¦ ¦9000 ¦ ¦ ¦ ¦ 9000 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦25.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3450 ¦ ¦ 3450 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦27.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 4000¦ 4000 ¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦Разом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦за місяць ¦13568¦4480 ¦770 ¦9000 ¦ 280 ¦3450 ¦ 4000¦ 35548¦
+————+——+——+——+——+——+——+——+——¦
¦Разом з ¦86068¦38550¦6625 ¦63000¦2380 ¦78490¦18000¦ 29511¦
¦початку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦року (за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦мінусом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦поновлених ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦сум) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+

Теперь составим мемориальный ордер N 2 за месяц.

Форма N 381 (бюджет)

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР N 2
за серпень 2000 р.

Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду
в органах Державного казначейства України (установах банків)

+—————————————————————————-+
¦ N ¦Дата ¦Дебет субрахунка 321¦ Кредит субрахунка 321 ¦
¦п/п¦виписки+———————+——————————————-¦
¦ ¦органу ¦ до кредиту суб- ¦ до дебету субрахунків ¦
¦ ¦ДКУ ¦ рахунків ¦ ¦
¦ ¦ +———————+——————————————-¦
¦ ¦ ¦ 701 ¦ ¦Разом ¦301 ¦361 ¦364 ¦641 ¦651 ¦652¦653¦675 ¦Разом¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 1 ¦05.08 ¦40000¦ ¦40000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 2 ¦07.08 ¦ ¦ ¦ ¦9533¦ ¦ ¦3700¦4745¦560¦280¦ ¦18818¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 3 ¦10.08 ¦ ¦ ¦ ¦280 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 280 ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 4 ¦18.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦9000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦9000 ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 5 ¦25.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3450¦3450 ¦
+—+——-+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦ 6 ¦27.08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4000 ¦
+————+——+——-+——+—-+—-+—-+—-+—-+—+—+—-+——¦
¦Усього ¦40000¦ ¦40000 ¦9813¦9000¦4000¦3700¦4745¦560¦280¦3450¦35548¦
+—————————————————————————-+

Залишок на початок місяця… 2100 Залишок на кінець місяця… 6552

Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверившим мемориальный ордер, и главным бухгалтером.

Рассмотрим также порядок составления м/о N 4 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами). По форме данный мемориальный ордер соответствует м/о N 6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими кредиторами). Но теперь учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами будет вестись в разных мемориальных ордерах (соответственно N 4 и N 6).

Итак, м/о N 4 составляется по субсчету 364 «Расчеты с прочими дебиторами» отдельно по каждому дебитору и в разрезе кодов экономической классификации расходов. Записи в нем осуществляются позиционным методом — по каждой операции, которая подтверждена соответствующим документом. Ведомость составляется отдельно для операций по расчетам с дебиторами за счет средств общего фонда и отдельно за счет средств специального фонда. В дебет субсчета 364 в корреспонденции с кредитом корреспондентских субсчетов записываются:

— предоплата счетов поставщиков за услуги или материальные ценности, которые будут предоставлены (поставлены) бюджетному учреждению в будущем;

— отгрузка учреждением материальных ценностей и предоставление услуг, оплата которых ожидается в будущем.

Эти данные отражаются по графам 2, 5, 8-14 в строке соответствующего дебитора.

В кредит субсчета 364 по дебету корреспондентских субсчетов записываются:

— получение материальных ценностей и услуг, оплаченных бюджетным учреждением ранее;

— поступление денежных средств за материальные ценности и услуги, отгруженные или предоставленные бюджетным учреждением в прошлом.

Данные записи производятся по графам 2, 5, 16-22 в строке соответствующего дебитора.

Графа «Остаток на конец месяца по субсчету 364» рассчитывается отдельно по каждому дебитору в разрезе кодов экономической классификации расходов и общему итогу. Позиция «Сумма оборотов по мемориальному ордеру» получается вычитанием суммы операций на регистрационных (специальных, текущих) счетах учреждения и по начисленным доходам. В свою очередь, данная позиция переносится в Книгу «Журнал-Главная» в виде соответствующей корреспонденции счетов.

Для составления м/о N 4 возьмем следующие условные данные. Остаток на 01.08.2000 г. по субсчету 364:

— магазин N 183 — 1100 грн.;

— магазин «Мебель» — 720 грн.

За август 2000 года произошли следующие хозяйственные операции (относительно расчетов с разными дебиторами).

Таблица 3

+—————————————————————-+
¦ Название операции ¦ Дата ¦Согласно новому¦Код эко- ¦Сумма, ¦
¦ ¦ ¦Плану счетов ¦номической¦грн. ¦
¦ ¦ ¦ ¦классифи- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦кации ¦ ¦
¦ ¦ +—————¦расходов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦(КЕКР) ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Получен от магазина ¦05.08 ¦ 106 ¦ 364 ¦ — ¦ 600 ¦
¦»Мебель» письменный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦стол (приобретен за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦бюджетные средства) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦На расходы учреждения ¦05.08 ¦ 801 ¦ 364 ¦2111 (ф.) ¦ 120 ¦
¦списаны суммы НДС ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Одновременно делаем ¦05.08 ¦ 801 ¦ 401 ¦2111 (ф.) ¦ 600 ¦
¦вторую запись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Перечислены средства ¦10.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦1133 (к.) ¦ 750 ¦
¦магазину N 183 за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦продукты питания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Перечислено ¦12.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦1150 (к.) ¦ 250 ¦
¦издательству газеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦»Тендерный вестник» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦для размещения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦объявления — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦приглашения на участие¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦в торгах ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Списаны расходы за ¦20.08 ¦ 801 ¦ 364 ¦1150 (ф.) ¦ 250 ¦
¦подачу объявления в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦газету «Тендерный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦вестник» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Получены от магазина ¦25.08 ¦ 232 ¦ 364 ¦ — ¦ 1700 ¦
¦N 183 продукты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦питания ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Перечислено ¦26.08 ¦ 364 ¦ 321 ¦1132 (к.) ¦ 2000 ¦
¦»Стиролфарм» за ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦поставку медикаментов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——+——+———+———-+——-¦
¦Получены от ¦29.08 ¦ 233 ¦ 364 ¦ — ¦ 1415 ¦
¦»Стиролфарм» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦медикаменты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————————————————————-+

На основании приведенных выше данных составим мемориальный ордер N 4.

Типова форма N 408 (бюджет)

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР N 4
за серпень 2000 р.

Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами

+—————————————————————————-+
¦ N ¦КЕКВ¦Дата¦ N ¦Назва ¦Залишок на¦ Дебет субрахунка 364 ¦
¦п/п¦ ¦ ¦доку-¦установи¦початок ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мента¦(органі-¦місяця ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦зації) +———-+————————————¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Дт ¦ Кт ¦Дата ¦N ¦ до кредиту субрахунків ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доку-+————————¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мента¦311¦ 321¦ ¦ ¦ ¦Разом¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦10 ¦ 11 ¦12¦13¦ 14¦ 15 ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 1 ¦2111¦ ¦ ¦Магазин ¦720 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Меблі» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 2 ¦1133¦ ¦ ¦Магазин ¦1100¦ ¦10.08¦ 216 ¦ ¦ 750¦ ¦ ¦ ¦ 750 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 183 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 3 ¦1150¦ ¦ ¦Газета ¦ — ¦ — ¦12.08¦ 218 ¦ ¦ 250¦ ¦ ¦ ¦ 250 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Тендер-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ний ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вісник» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—-+—-+——+———+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦ 4 ¦1132¦ ¦ ¦Фірма ¦ — ¦ — ¦26.08¦ 219 ¦ ¦2000¦ ¦ ¦ ¦2000 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Стирол-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦фарм» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————————-+—-+——+——+——+—+—-+—+—+—+——¦
¦Усього ¦1820¦ ¦ ¦ ¦ — ¦3000¦ -¦ -¦ — ¦3000 ¦
+—————————————————————————-+

Продолжение мемориального ордера N 4

+———————————————————————+
¦ Кредит субрахунка 364 ¦Другі записи¦Залишок на ¦
¦ ¦ ¦кінець місяця за¦
¦ ¦ ¦субрахунком 364 ¦
+—————————————+————+—————-¦
¦дата ¦ N ¦ до дебету субрахунків ¦ Дт¦ Дт ¦Дт ¦ Дт Кт ¦
¦ ¦доку-+—————————+—+—-+—¦ ¦
¦ ¦мента¦106 ¦232 ¦233 ¦801¦ ¦Разом¦ Кт¦ Кт ¦Кт ¦ ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦ 16 ¦ 17 ¦18 ¦19 ¦ 20 ¦ 21¦22¦ 23 ¦ 24¦ 25 ¦26 ¦ 27 28 ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦05.08¦ 114 ¦600 ¦ ¦ ¦120¦ ¦ 720 ¦ ¦ ¦ ¦ — — ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦25.08¦ 116 ¦ ¦1700¦ ¦ ¦ ¦1700 ¦ ¦ ¦ ¦ 150 ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦20.08¦ 117 ¦ ¦ ¦ ¦250¦ ¦ 250 ¦ ¦ ¦ ¦ — — ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦29.08¦ 118 ¦ ¦ ¦1415¦ ¦ ¦1415 ¦ ¦ ¦ ¦ 585 ¦
+——+——+—-+—-+—-+—+—+——+—+—-+—+—————-¦
¦ ¦ ¦600 ¦1700¦1415¦370¦ ¦4085 ¦ ¦ ¦ ¦ 735 ¦
+———————————————————————+

Мемориальный ордер подписывают исполнитель, лицо, проверившее м/о (с указанием должности, фамилии и инициалов), а также главный бухгалтер бюджетного учреждения.

Типовые формы печатаются на языке оригинала.