Как оформить заявку

Регион клиента

Худший вариант: указать филиал, куда обратился клиент. Реальное расположение клиента неизвестно, он может находиться в зоне ответственности другого филиала или дистрибьютора, что приведет к конфликту. В какой регион уехала продукция, неизвестно, а значит, плывет план продаж по регионам.

Нормальный вариант: указать адрес офиса клиента, даже если он обратился сам и на переговоры приезжает к вам. Теперь известно, в чью зону ответственности он попадает, можно определить его приоритетность, составить план по контактам, выделить ресурсы. Однако неизвестно, куда уехала продукция, а значит, план продаж по регионам основан на слабом предположении, что продукцию будут потреблять по «адресу прописки».

Хороший вариант: фиксировать и адрес офиса, и адрес отгрузки, и (по возможности) регион потребления, если клиент везет продукцию дальше. Например, дистрибьютор находится в Москве, адрес поставки — Новосибирск, оттуда дистрибьютор делает поставки в Омскую и Томскую область. При планировании встреч — он находится в Москве. При планировании логистики — в Новосибирске. При планировании объема продаж — в трех областях.

Для чего требуется оформление заявки

Важно! Заявка на приобретение товара – это документ, в котором указывается желание заказчика на покупку определенного перечня товаров.

Несмотря на доверительное отношение между контрагентами, они должны подкрепляться определенными документами. Процедура оформления документов основана на документальном бронировании товара за собой для получения его в будущем. Данная заявка необходима в том случае, если стороны при заключении сделки еще не определились с точным ассортиментом и количеством необходимого товара. При таких ситуациях наименование необходимых товаров указывается в отдельном документе – заявке. Данный документ также может рассматриваться в качестве согласия на условия оплаты, предлагаемые поставщиком.

После оформления заявки на покупателя возлагается обязанность по приему и оплате поставленного товара, если перечень, количество и качество товара соответствует тем сведениям, которые указаны в документе. Заявку необходимо составить так, чтобы при необходимости судебных разбирательств между контрагентами, четко можно было определить оговоренные условия сделки (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский учет импортных операций в 2018 году).

Как правильно составить заявку

Оформление заявки начинается с наименования контрагентов, то есть поставщика и покупателя, заключивших между собой договор на поставку товара.Помимо этого указываются юридические и фактические адреса сторон, контактные данные и платежные реквизиты. В заявке также должна присутствовать ссылка на реквизиты договора о поставке, заключенного между сторонами. Именно на его основании и указывается последующая информация в заявке.

Далее прописывается непосредственная заявка на поставку товара, которая включает в себя:

  • наименование товаров;
  • характеристики товаров;
  • количество единиц всего перечня необходимых товаров;
  • стоимость единицы товара, а также полная стоимость заявки.

Важно! Одним из важных пунктов заявки является – сроки поставки. Если поставка должна производиться в несколько этапов, то следует также в заявке указать график поставки с указанием конкретных дат, а также конкретным перечнем и количеством товара.

В конце документа ставятся подписи уполномоченных представителей компании, а также проставляются печати организации. Если представители компании действуют на основании доверенностей, то реквизиты этих доверенностей также вносятся в заявку. Поставщик при получении заявки должен поставить на ней отметку о принятии ее к исполнению. Кроме того, покупателю подтверждение может быть направлено в письменном виде.

Образец заявки

Заявка в устной форме

Иногда стороны договариваются между собой о подаче заявки в устной форме, например, по телефону. В этом случае каждая заявка покупателя фиксируется в специальном журнале и ей присваивается определенный номер. Далее подобное устное обращение также может подтверждаться на бумаге.

Несмотря на то, в каком именно виде составляется заявка, в ней всегда предусматриваются определенные условия ее исполнения. Основная часть документа, содержащая непосредственную заявку, заполняется как правило в виде таблице. В не отражаются те сведения, которые характеризуют запрашиваемые товары:

  • наименование;
  • артикул;
  • характерные особенности;
  • количество товара каждой позиции;
  • стоимость единицы товара;
  • общая стоимость каждого наименования товара;
  • итоговая сумма заявки.

В заявке также могут указываться общие требования к товарной упаковке, габаритов товаров, методов и даты поставки, адреса получателя. У покупателя должно быть четкое представление о сроках, которые включают в себя не только непосредственную доставку товара, но и время для ее подготовки.

Если покупателю предоставляются скидки по договору поставки, то об этом также следует указать в заявке. Кроме того, в документе могут указываться и иные дополнительные договоренности и особые условия оплаты. Например, по соглашению сторон может предусматриваться предварительная оплата товара или оплата товара уже после поставки.

Важно! По своей форме все заявки на поставку могут разделяться внутренние и внешние. Внутренние заявки представлены в виде деловых писем и составляются они при участии в различных мероприятиях, тендерах и др. с целью получения услуг от иных организаций.

В каком порядке происходит получение товаров по заявке

Порядок получения товара по предварительно направленной заявке выглядит следующим образом:

  1. В первую очередь представитель заказчика связывается с представителем поставщика для того, чтобы уточнить все детали будущей заявки. Требуется уточнение наличия товаров на складе поставщика, его объемы, качество и иные параметры. Если необходимый товар у поставщика отсутствует, то нужно будет выяснить дату его поставки на склад.
  2. После этого выясняется, каким способом направить заявку поставщику. Заявка может быть передана по электронной почте, либо факсом.
  3. Далее происходит непосредственное составление заявки на товар и передача ее представителю поставщика.
  4. После этого поставщик переходит к обработке заявки. Если при этом у него возникают какие-либо вопросы, то он может связаться с представителем заказчика для уточнения вопросов. Если вопросов у поставщика не возникает, от заявка просто подтверждается и направляется на склад. Далее на основании заявки бронируется необходимый товар уже на складе поставщика.

Важно! Подача заявки на приобретение товара требует соблюдения определенного порядка действий. В этом случае стороны могут быть уверены в том, что товары покупателю поступят в нужном объеме, нужного качества и в оговоренные сроки.