Бухгалтер по кадрам

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

  • приказ о приеме на работу (Т-1);
  • контракт с сотрудником (ТД-1);
  • трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);

Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

  • личная карточка сотрудника (Т-2);
  • документы о переводе (Т-5);
  • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  • график отпусков (Т-7);
  • штатное расписание (Т-3);
  • табель учета рабочего времени (Т-12);
  • приказ об увольнении (Т-8).

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

  • коллективный договор;
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения об оплате труда;
  • положение о персональных данных сотрудников;
  • положения об охране труда;
  • положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета, является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

  • Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

  • Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

  • Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Общие аспекты

Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

Существует множество различных нюансов, связанных с ведение кадрового учета на предприятии.

Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

  • что это такое?
  • с какой целью осуществляется?
  • правовое регулирование.

Что это такое?

Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

С какой целью осуществляется

Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

Составление и последующее редактирование С учетом законодательных норм и пожеланий руководителей штатного расписания
Учет обработанного табельного времени, а также его контроль С целью избегания нарушения действующих законодательных норм
Осуществление персонифицированного учета В соответствии с действующими законодательными нормами
Формирование трудовых договоров Дополнительных распоряжение и различных приказов (о приеме на работу, увольнении, поощрении и других)
Ведение документации в соответствии с законодательными нормами личных дел;
персональных карточек;
личных карточек (по форме №Т-2);
трудовых книжек;
больничных листов
Подбор сотрудников с учетом их личных качеств Анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами
Оформление дополнительной документации в определенных ситуациях справок о самом факте трудоустройстве;
копий трудовых книжек – заверенных соответствующим образом
Составление графика отпусков В соответствии с действующими законодательными нормами, а также его последующее по необходимости редактирование
Сбор, составление всех документов Требуемых для назначения пенсии вышедшим на неё сотрудникам
Ведение воинского учета Данный момент регламентируется законодательными нормами, строго обязателен для осуществления

Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

Правовое регулирование

Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

Трудовой кодекс РФ Под редакцией Федерального закона №197-ФЗ от 30.12.01 г.
Закон РФ №1032-1 от 19.04.91 г. «О занятости населения Российской Федерации»
Федеральный закон №62-ФЗ от 31.05.02 г. «О гражданстве Российской Федерации»
Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.04 г. «Об архивном деле»
Федеральный закон №63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи»
Федеральный закон №129-ФЗ от 09.08.95 г. «О почтовой связи»
Общероссийский классификатор управления документами ОК 011-93 Введен постановлением №299 Госстандарта РФ от 30.12.93 г.

Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.

На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.03 г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

Кадровую структуру предприятия смотрите в статье: состав и структура кадров предприятия.

Формулу коэффициента постоянства кадров, .

Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

Как вести учет кадров в организации

Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

  • с чего начать;
  • какие нужны документы;
  • обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).

С чего начать

Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

  • разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:
  1. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  2. Основное положение по оплате труда.
  3. Инструкции должностного характера.
  4. Регламент для отдельных структурных подразделений.
  5. Соглашение на обработку персональных данных.
  6. Положение о защите данных сотрудников.
  • разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
  • формируется штатная расстановка;
  • подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
  • подготовка табеля форм по личному составу;
  • оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
  • разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
  • подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

Перечень её отражается в соответствующих разделах нормативно-правовой документации. Образы важно рассмотреть заранее.

При возможности и отсутствии автоматизированной системы ведения учета необходимо будет скачать образцы всех необходимых документов из интернета. Важно пользоваться авторитетными источникам.

Какие нужны документы

Сегодня при ведении кадрового учета необходимо будет составить очень большое количество самых разных документов. Но при существует перечень, которые следует оформить в первую очередь.

Такие документы называются «первичными». В этот перечень на сегодняшний день входит следующее (все они пронумерованы соответствующим образом):

№Т-1 Приказ о приеме сотрудника (одного) на работу
№Т-1а Приказ о приеме сотрудников (нескольких сразу) на работу
№Т-2 Образец оформления личной карточки конкретного сотрудника
№Т-2ГС (МС) Необходимо оформлять в случае, если трудоустройство осуществляется муниципального (государственного) служащего
№Т-3 Представляет собой образец штатного расписания
№Т-4 Необходимо составлять для научного/педагогического сотрудника
№Т-5 Формат приказа, оформляемого в случае необходимости перевода на другую работу конкретного сотрудника
№Т-5а Приказ, оформляемый в случае перевода сразу нескольких работников на другую работу
№Т-6 Такое распоряжение оформляется при предоставлении отпуска
№Т-6а Если предоставляется отпуск одновременно сразу нескольким работникам
№Т-7 Представляет собой график отпусков
№Т-8 Приказ, оформляемый в случае прекращения действия трудового соглашения
№Т-8а Если необходимо будет осуществить процедуру увольнения
№Т-9 Требуется составлять при отправке работника в командировку
№Т-9а Если необходима отправка в командировку
№Т-10 Формируется командировочное удостоверение
№Т-10а Представляет собой унифицированный формат служебного задания, включает в себя отчет (если подобное необходимо в конкретном случае)
№Т-11 Если необходимо осуществить поощрение работника
№Т-11а Поощрение сразу двух или же большего количества различных работников
№Т-12 Документ учета рабочего времени, формат вычислений
№Т-13 Как составляется табель ведения учета рабочего времени

Перечень форматов различного рода учетной документации включает в себя не один десяток различного рода документов.

Потому следует быть особенно осторожным при их оформлении. Велика вероятность допущения различного рода ошибок.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

Сегодня существует некоторый перечень журналов, которые необходимо обязательно вести в кадровом делопроизводстве.

Некоторые из них являются унифицированными. Составлять их требуется строго в соответствии с действующими стандартами.

Также существует перечень журналов, наличие которых обязательно. Но формат их может выбираться в соответствии с действующими законодательными нормами.

В перечень обязательных для ведения кадровых журналов на сегодняшний день входят следующие:

  • учета приказов – составляется специально для личного состава;
  • учета трудовых соглашения;
  • движения трудовых;
  • учета военнообязанных;
  • учета отпусков;
  • регистрации и контроля за документами (поступающими/отправленными);
  • учета командировок;
  • медицинских осмотров;
  • иных.

Полный перечень всех обязательных журналов отражается в законодательстве. Образцы составления можно разыскать в интернете.

Часто задаваемые вопросы

Постановка с нуля кадрового учета на сегодняшний день имеет большое количество самых разных особенностей и нюансов.

Важно заранее рассмотреть следующие вопросы:

  • порядок восстановления;
  • нюансы у ИП с наемными работниками;
  • кто ведет на малом предприятии.

Порядок восстановления

Сам порядок восстановления учета не отражается в законодательстве. Но обычно подобная процедура включает в себя следующие основные этапы:

  • изучается действующие нормативные документы;
  • определяется перечень всех необходимых документов;
  • составляется прогноз дальнейшей деятельности предприятия;
  • определяются лица, отвечающие за документы;
  • формируется штатное расписание;
  • проводится проверка правильности оформления работника;
  • удостоверяемся, что все совмещения, кадровые перестановки оформлены соответствующим образом;
  • проверяется вопрос оформления увольнений (как прошлых, так и текущих);
  • устанавливается законность «рабочего времени» на конкретном предприятии.

Нюансы у ИП с наемными работниками

Процедура кадрового учета наемных работников у ИП осуществляется стандартным образом.

Должностные обязанности начальника отдела кадров узнайте из статьи: начальник отдела кадров.

Профстандарт специалиста по кадрам в 2019 году, .

Образец журнала регистрации приказов по кадрам, .

Заключение соглашения осуществляется в несколько основных этапов:

  • получение всех необходимых в данном случае документов;
  • осуществляется оформление заявления о приеме на работу;
  • составляется/подписывается сторонами договор;
  • составляется приказ о приеме на работу;
  • заводится личная карточка сотрудника;
  • вносится соответствующая запись в трудовую.

Кто ведет на малом предприятии

Обычно для ведения учета рассматриваемого типа нанимается специальный персонал. Но на малых предприятиях вести учет может также самостоятельно руководитель. Этот момент законодательством не устанавливается.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии имеет множество различных особенностей и нюансов.

Потому стоит рассмотреть их заранее. Только так можно будет избежать всевозможных проблем, иных затруднений.

Предыдущая статья: Состав и структура кадров предприятия Следующая статья: Образец договора на бухгалтерское обслуживание